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「業務効率化」のアイディア7つ| 生産性向上やコスト削減ツール・事例

業務の効率化を進めたくても、何から手を付ければいいか分からない企業は多いのではないでしょうか。ポイントを押さえずにやたらむやみに進めた結果、却って逆効果となることもあります。ここでは業務効率化を実践する際の適切な工程や具体的なアイディアについて解説します。

あわせて、事例や役立つツールについても紹介するので参考にしてください。

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年間業務914時間・コスト550万円の削減に成功し、
契約業務の効率化を実現する秘訣とは?

 

契約書の作成だけではなく承認回覧や製本・捺印など、様々な作業が発生する契約業務。そんな契約業務のための出社をニューノーマルな時代でも続けていませんか。また、契約内容の確認で閲覧が必要なとき、キャビネットを開けて1つ1つ紙の契約書を確認していませんか?

契約のプロセスを構築し、管理体制を整えることで、「契約業務の効率化」に成功した事例をご紹介します。


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業務効率化とは何か、求められる背景と目的


業務効率化とは、普段行っている業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出し、それを減らしたりなくすための業務改善を行うことを指します。コスト削減が期待できるのはもちろんのこと、より重要度の高い業務にリソースを回すことで、生産性の向上を目指す狙いもあります。

 


「従業員の満足度アップ」も、業務効率化のメリットの一つです。従業員は、自社の売上や利益に更に貢献できる仕事に自分の時間やスキルを使えるようになることから、モチベーションの向上にもつながります。また、従業員のワークライフバランスを実現しやすくなり、結果的に優秀な人材を確保しやすくなる好循環を生むこともあるでしょう。

 


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業務効率化の適切な進め方

一方で、必要性を頭では理解していても、なかなか遂行することができていないと嘆く企業も多いのではないでしょうか。実際に、業務改善プロジェクトを試みたものの、失敗して「前より状況が悪くなった」企業も存在します。

 


スリム化に失敗する理由として、業務効率化を進める手法がそもそも間違っていた可能性が考えられます。ここでは業務改善プロジェクトをどのような工程で進めていけばよいか解説します。

 

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まず業務効率化を進めるにあたって重要なのは、「現状把握」と「業務の可視化」です。

 


どの業務をどのように合理化すべきか適切に判断するには、その全体像を正しく把握することが必要です。その上で、「何をどのように」合理化すれば成果が上げられるかを考察します。

 


具体的には、各業務に関する以下に挙げるような内容を、できるだけ詳しくまとめるようにしましょう。

・担当者の名前・数・部署
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・作業にかかる時間や作業が発生する頻度など

 

2:効率化を図る業務を選択

全体像を可視化したら、次は効率化を図る業務を選択する段階です。

 

業務効率化は、
・定型化が図りやすい業務
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・単純な業務
などから優先的に手を付けることで、効果が見えやすくなります。成果を出すためにはこの優先順位付けが重要です。

 

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・社内で行うべきもの
・外製化すべきもの
との仕分けも必要となります。

 

社内の人材は、自社の中核として、他社と差別化できる強み(コア・コンピタンス)を伸ばすことに集中すべきです。そのためにも、コア・コンピタンスから離れる業務に関しては、可能な範囲で外製を検討するとよいでしょう。

 

3:新しい方法の検討と実施

効率化を図る業務が決まったら、次にその方法を考察します。どのように効率化を図るかは、業務内容によってさまざま。一概にこれとは言えませんが、その指針となるのが、「ECRS(イクルス)」です。ECRSとは「改善の4原則」を意味し、業務をどのように改善すればよいかを考察する以下の4つの視点を指します。

 

・Eliminate/排除
「目的はどこにあるのか」を再確認しつつ、不要と考えられる作業工程や業務を「排除(Eliminate)」することです。「排除」は業務効率化を検討する際、はじめにチェックすべき事項です。追加のコストが発生しないため、利益率の向上を図りやすい視点と言えます。

 

・Combine/結合
関係性が強かったり似ていたりする2つ以上の業務を、「結合(Combine)」し、まとめて行うことで効率化を図る視点です。これによって、必須となるツールや備品、個々人に必要となるスキルの数を節約できるというメリットもあります。

 

・Rearrange/交換
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・Simplify/簡略化・単純化
作業工程の一部を省いて「単純化」したり、より少ない工数で対応できるよう「簡略化」したりできないかを考察する視点です。これにより、従業員の精神的・肉体的負荷の軽減も期待できます。

 

4:検証と評価、さらなる改善策の立案

業務をスリム化するには、実際に試してみないとその効果を正しく把握することはできません。まずは現場で実行し、継続的改善手法である「PDCAサイクル(以下)」を回すことで、より高い成果を上げる改善案の立案が可能となります。

 

1.Plan:業務効率化のための改善案を計画
2.Do:改善案の実行
3.Check:実行結果から改善案を評価
4.Action:評価結果を基にした、より高い効果を上げるための改善案の計画と実行

業務効率化の具体的なアイデア

 


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では、どうしたらその精度を上げることができるでしょうか。ここでは特に有用と考えられる7つの具体的なアイデアを紹介します。

 

無駄な業務をなくすアイデア


たとえば、リモートワークやオンライン会議を利用することにより、通勤や移動の時間を削減することができます。「そもそもその会議が本当に必須か」を見つめ直し、不要であれば廃止するのも得策でしょう。その分だけ、出席予定者は空いた時間を確保でき、資料作成など会議の準費に費やす工数も節約できます。

 

また、店舗・工場を構える企業の場合、レイアウトや導線を見直すことも、無駄な移動時間の削減に繋がります。

 

自動化するアイデア

必ずしも人間が行わなくてよい類の業務に関しては、自動化することで業務の効率化が図れる場合があります。

 

たとえばExcelのマクロやプログラムを使い、日常的な業務の一部を自動化できる場合も多くあります。特に、ヘルプデスク・カスタマーサポートの問合せ対応においては、定型的な回答が可能なものに関して、チャットボットを利用して対応する方法も有効です。

 

業務を分けるアイデア

特定のユニットや担当者が単独で行っていた業務においてはそれを分業化することによって効率化を図れるシーンも多いです。それは、分業化により各従業員が自身の役割に徹することができる上、その役割をこなすためのトレーニングを従業員に受けてもらうことで、より早く、即戦力に育てることができるためです。

 

業務をまとめるアイデア

複数の担当者やユニットで行っていたタスクを1担当者・1ユニットにまとめることによって、却って業務効率が上がる場合もあります。それは、担当者が分かれることにより、情報共有が遅れるなどのデメリットがあるためです。

 

業務にかかる時間を短縮化するアイデア

日常的な業務に費やす時間を縮めるためのアイデアも、さまざまな方法があげられます。簡単なところでは、メールやチャットに目を配る時間は最小限にとどめるようにしたり、スペックの高いPCを使い作業時間のスピード上昇を図るのも、業務効率化に適正な手段といえます。

 

また、研修によって従業員の業務能力を向上させたり、適材適所に人材を配置したりすることでも、業務をこなす時間のスピードアップが可能です。タスク管理ツールの導入によって、タスク管理が漏れなく効率的に行えるようになる場合もあります。

 

アウトソーシングするアイデア


業務を外製して業務効率化を図るケースも、多くの企業でよく見受けられます。自社の従業員でなくてもできるタスクを外製化することで、自社従業員には、よりコアなタスクに注力させることができます。また、高い専門知識が必須のタスクを外製することにより、その分野に長けた外部の有能な人材を活用できる点もメリットです。

 

人事・総務・情報システムといった間接部門をグループ企業間で集約する「シェアードサービス」も、業務効率化のための適正な手段と言えます。シェアードサービスを導入することによって、人材や設備を集約してコスト削減を狙うことも可能です。その他、業務を外部業者に委託する「BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)」を検討するのもいいでしょう。

 

優先順位付けをするアイデア

優先順位をつけてタスクを行うことにより、業務効率化を図るケースもあります。たとえば、社内のワークフローを見直し、優先順位を明確化します。その上で、より優先順位の高いタスクに多くのリソースをさくようにすることで、リソースの最適化をはかることが可能です。

 


優先順位をつけていく中で、優先順位が低く今後省略してよいタスクを洗い出せる場合もあるでしょう。これによってワークフローがスリムになり、余ったリソースに関しては、販路拡大など、利益率を高めるためのタスクに回すことも可能になります。

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せっかくの業務効率化も、やり方によっては失敗を招いてしまう場合があります。費やす工数やコストを無駄にしないためにも、次に挙げる様な「失敗の原因」となるケースに予め配慮しながら進めていくといいでしょう。

 

かえって手間やコストが増えてしまう

タスクの工程を変えることによって、従業員の手間やコストが増えてしまうことがあります。特に変更当初は、従業員もまだ新しい工程に慣れず、負担が増してしまうことが考えられます。マニュアルや事前の研修等で従業員の認識をあわせ、よりスムーズに工程に慣れてもらう等の事前の配慮が必須です。

 

急いで業務を進めようとするあまり、品質が下がる

業務効率化を迅速に進めようとするあまり、却って品質の低下を招いてしまうのも起こりえる問題です。従業員の負担が重くならないように、十分な作業時間が確保できているか気を配ることが必須です。また、ミスは必ず起こるものとして、同様のミスが起きないようフィードバックを欠かさないことも重要です。

 

一度の多くの効率化を実行して中途半端になる

遂行を急ぎ過ぎて、複数の施策を同時に実行しようとすると、結果的に全て中途半端になってしまうケースもあります。複数のアイデアがある場合は、より遂行しやすいものから手を付けるとよいでしょう。また、本当に遂行が可能なのか、担当者の能力や用意されたツールの機能性などから、あらかじめ見定めることも重要となります。

 

目的や目標が共有されておらず、手段が目的化する

目的や目標がきちんと共有されていないと、提示された手段を忠実になぞること自体が目的となり、成果が出ない可能性があります。あくまで、その先にある生産性向上や従業員の負担軽減が目的であるとの認識をしっかり共有し、自社の従業員のスキルやリソースを考慮して無理のない範囲ですすめることが重要です。

 

検証が行われない

業務効率化を行った際は、その後の点検や評価が必須となります。遂行したことで、必ずしも状況が改善しているとは断定できないためです。ケースによっては、業務の品質が低下してしまっていたり、機能不全に陥っていたりするケースもないとは言えません。その場合は軌道修正が必須です。PDCAサイクルを回し、業務効率化の精度を高めるようにしましょう。

 

現場を把握していない人が、改善後の業務設計をする

現場のことを知らない従業員が改善後のタスクの設計を担当すると、現場の実情にそぐわない設計となり、逆に効率が落ちてしまう事態にもなりかねません。タスクの設計を行う際は、現場を熟知した担当者に任せるか、現場の従業員の意見を丁寧にヒアリングしながら進めていくことが必須となります。

 

業務効率化を実現できる体制になっていない

業務効率化の準備が整っていない状態で、無理やり改善策を実行しても、「絵に描いた餅」で終わるケースも多いです。

 

例えば、職場で残業している従業員が減っても、社内のデータや資料を自宅に持ち帰って家で仕事をする従業員が増えた、という事態も発生しています。これでは、業務効率化を実現したとは言えません。現場の状況をきちんと把握して、「本当に遂行できるか」を点検しながら行うことが必要不可欠です。

 

導入したツールやシステムが使いにくくて定着しない

せっかくツールやシステムを導入しても、使いにくければ従業員には浸透しません。ツールやシステムは機能性も重要ですが、従業員に使ってもらうためには、「直感的に操作ができるか」、「画面はみやすいか」など、使いやすさを考慮する必要があります。

 

業務効率化の成功事例

 

 

他の企業は、どのようにして業務効率化を成功させているのでしょうか。ここでは、その参考になる事例を3つ紹介します。

 

Web会議導入で本社との移動時間をカット/A社の事例


鳥取県のある物品賃貸会社では、週に1度、本社で営業会議を実施していました。この会議では、営業所と本社の間の移動に往復3時間かかり、その分、営業活動の時間が削られてしまうのが課題となっていました。

 

 

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チャットボットでFAQレベルの問合せ対応を自動化/B社の事例

あるオンラインショップでは、FAQを充実化させてもユーザーに見てもらえず、問い合わせ対応が減らないという課題を抱えていました。そこでチャットボットを導入し、問い合わせ対応の一部を自動化しました。

 

 

その結果、1ヵ月に約150件発生していたFAQレベルの問合せが9割減少し、1ヵ月15件程度になったとのことです。これにより繁忙期の従業員の残業時間を合計70時間削減できました。

 

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これまで、ある葬儀会社では1つの葬儀を1人の従業員が始まりから終わりまで担当する体制をとっていました。これでは、受注から葬儀後の打ち合わせまで4日間は担当者が拘束される上、突然葬儀の依頼が入ることもあり、従業員が休みを取りにくいことが課題となっていました。

 

 

そこで、受注、通夜・葬儀の施行、事前打ち合わせなどの業務ごとに担当者を設定する分業化を導入しました。その結果、各従業員は自分の勤務日のみ案件対応をすればよいという体制になり、休みが取りやすくなりました。さらに、スキルの高い担当者が専門的に受注を請け負うようになったことで成約率・平均単価がアップしたり、担当者一人あたりの案件数も増加したりなど、全体的な生産性が向上するというメリットもありました。

 

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これまで利用していなかった新しいツールを導入することにより、業務効率化に成功する事例も多くあります。ここでは特に有効と考えられるツールの種類や例を紹介します。

 

グループウェア


グループウェアとは、企業の情報共有・作業効率を向上させるための様々な機能を備えたウェブツールです。

 

 

申請や稟議を電子化したワークフローや、会議や機材の予約機能を備えた施設予約、出退勤を管理するタイムカード、情報をスムーズに共有するための回覧・レポート・電子会議室などの機能を有するものがあります。グループウェアを導入することによって、社内の様々な業務の効率化が可能です。

 


たとえば「desknet’s NEO」であれば、スケジュール管理・ワークフロー・ウェブ会議など、業務効率化に役立つ26のアプリケーションを搭載している上、アクセス権限を柔軟に設定できるなど、管理機能の品質も高いのが特徴です。

 

desknet’s NEO公式サイト
https://www.desknets.com/

 

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、ビジネス利用に特化したチャットツールです。使い勝手はLINEのような個人用チャットツールに似ていますが、ビジネス向けに機能が設計されています。ビジネスチャットを導入することによって、社内コミュニケーションのスピード・効率を向上させることが可能です。

 


代表的なビジネスチャットツールとしては、操作性の分かりやすさに定評があり、タスク機能・音声通話・ビデオ通話などの機能も備えたChatworkがあげられます。

 

Chatwork公式サイト
https://go.chatwork.com/ja/

 

RPA

RPAとは、各種事務作業をロボットに代行させることにより、業務効率化を図る仕組みやツールを指します。提携作業に強く、さまざまな業務を自動化できます。

 


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WinActor 公式サイト
https://winactor.com/

 

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情報共有サービスとは、社内の情報やノウハウをスムーズに蓄積・共有するためのツール・サービスを指します。サービスに保存された資料やデータには、社員がいつでもアクセスできる上、情報を見やすく整理しやすいのも特徴です。情報共有の精度を高めることによって、業務効率化をはかることができます。

 


Docbaseは、社内外を問わず情報共有が可能な「社内Wiki」サービスです。読みやすいページを作成できる「Markdown」機能や同時編集・高度な検索機能などを備えます。

 

Docbase 公式サイト
https://docbase.io/

 

SFA・CRM

SFAとは営業活動に関する情報を蓄積・分析する「営業支援システム」を指し、CRMとは顧客の個人情報・注文履歴・問合せ履歴を蓄積し顧客ごとに適した対応をするための「顧客管理システム」を指します。SFAやCRMを利用することにより、顧客情報・営業情報の入力や管理にかかる負担を大幅に軽減することができます。

 


SFA・CRM両方の機能を備えた代表的なシステムとしては、世界トップシェアを誇る「Sales Cloud」があげられます。顧客の経営状況が一目でわかる他、営業担当の活動状況やライバル社の動向などをスピーディーに把握できるのが特徴です。

 

Sales Cloud 公式サイト
https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

 

マーケティングオートメーション(MA)

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中でもMarketo(マルケト)は、世界5,000社以上で採用されている代表的なMAツールです。ユーザーへのメール配信はもちろんのこと、社内オペレーションを改善するための機能も優れています。

 

Marketo公式サイト
https://jp.marketo.com/

 

iPaaS

iPaaSとは、異なるアプリケーション・システムを相互接続し、データの統合やシステムの連携を実現するクラウドサービスです。これまではシステムやアプリケーションごとにデータがバラバラに管理されていました。

 

 

結果、それらを別のシステム・アプリケーションでも使えるように集約したり加工したりするのに、大変な手間がかかっていました。しかし、iPaaSでデータ統合やシステム連携を図ることによって、その手間が省けるようになるわけです。

 

 

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Anyflow 公式サイト
https://anyflow.jp/

 

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、申請や承認手続きをシステム化・電子化するシステムです。紙の申請書を使って承認手続きをまわしているときは、申請書を記入したり「今どこまで承認が進んでいるのか」を確認したりするのになにかと手間がかかっていました。ワークフローシステムなら、PCなどの画面上で申請書を簡単に記入できる上、承認の進捗具合も一目で確認が可能です。

 


代表的なワークフローシステムの1つとして「ジョブカンワークフロー」があげられます。スマホ対応のクラウド型システムで申請・承認をどこからでも行える上、複雑なワークフローを作成しても使いやすい操作性を保持できるのが人気の秘密です。

 

ジョブカンワークフロー 公式サイト
https://wf.jobcan.ne.jp/

 

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SaaSとは、ソフトウェアから必要な機能を必要なだけ選択して利用できる、サービスの提供形態のことを指します。インターネットが接続できる環境なら外出先でも自宅でも利用できる上、クラウド上でデータが管理され複数人での編集も可能なことから、業務効率化を図るのにも有効です。中でも、特定の業種に特化したSaaSは、「バーティカルSaaS」と一般的に称されています。

 


業種ごとに多くのバーティカルSaaSが存在しますが、たとえば飲食店向けでは、会計などのレジ機能をSaaS化できる「Airレジ」が有名です。「Airレジ」なら、いつでもどこでも売り上げ確認ができる上、手間のかかる業務がシンプルな操作で行えるようになります。

 

Airレジ公式サイト
https://airregi.jp/

 

また、税理士向けクラウド税・会計・給与のオールインワンシステム「A-SaaS」も、バーティカルSaaSの例としてあげられます。様々な業務のデータを連動できるため業務効率化がはかれるのに加え、直感的なインターフェースで使いやすいのが特徴です。

 

A-SaaS公式サイト
https://a-saas.com/

 

ファイルストレージ

ファイルストレージとは、手元のPCと同じような操作感で、ファイル別・ディレクトリ別にファイルを参照・保存できる共有ストレージサービスです。

 

 

昨今はオンラインで使えるクラウド型ファイルストレージがよく使われています。自社内にファイル共有サーバーを設置する場合、サーバーの管理のために大きな負担がかかっていましたが、クラウド型のファイルストレージならサーバー管理の負担を省くことができ業務効率化につながります。

 

 

代表的なクラウド型ファイルストレージの例としてGoogle Driveがあげられます。コストパフォーマンスや検索性に優れているのが特徴です。

 

Google Drive公式サイト
https://www.google.co.jp/drive/

 

キャプチャ画像や画面の録画を作成できるソフト

今見ているPC画面をキャプチャして画像化したり、PC操作を録画したりするソフトも業務効率化に有効です。操作画面や操作内容を文章で説明したり、わざわざ図解したりするのには手間がかかります。

 

 

しかし、キャプチャソフト・録画ソフトを使えば、PC画面をそのままみてもらうことができるわけです。新人教育などに使うマニュアルを作成する際にも、これらソフトは有効です。PC画面の操作を録画した動画マニュアルも、ソフトウェアを使えば簡単に作成できます。

 

 

画面録画のソフトとしては、軽快に動作するWindows向けデスクトップ録画ソフト「Bandicam」などがあります。

 

Bandicam 公式サイト
https://www.bandicam.jp/screen-recorder/

 

また、画面キャプチャができるソフトウェアとしては、PC画面のキャプチャ画像をドラッグ&ドロップ操作で簡単に共有できる「Droplr」が人気です。

 

Droplr公式サイト
https://droplr.com/

 

業務効率化について学べる書籍やセミナー


書籍やセミナーで業務効率化のノウハウを学ぶのも有効です。ここでは、中でもおすすめの書籍やセミナーを紹介します。

 

【書籍】「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」


Windows95の開発チーフを務め伝説のプログラマーとも言われる中島聡氏の「スピード時間術」をまとめた書籍です。著者は「一度も納期に遅れたことがない男」としても知られています。「期限までの日数の2割で、仕事の8割を終えてしまう」という、あらゆる仕事に活用できる著者の効率化術を学ぶことができます。

 

【書籍】「事務の仕事がムリなくミスなくはかどる本 仕事を効率化する88の小さな工夫」


デスク周りの整え方からメール送信を効率的に行う方法など、日常的な業務を効率化する88の方法を紹介しています。小さな工夫を積み重ねて少しずつ業務効率化がはかれるようになります。

 

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【セミナー】業務改善スキル強化セミナー


業務改善スキル強化セミナーは、マネジメントに関する調査・研究を行う一般社団法人 日本能率協会により主催されています。職場の業務効率化を進めたい管理者・リーダー向けに、業務分析術をはじめ業務効率化に必要なスキル・ノウハウを習得できます。


開催日等は、以下公式サイトURLからご確認ください。

一般社団法人 日本能率協会公式サイト
https://school.jma.or.jp/products/detail.php?product_id=100208

 

まとめ

業務効率化をやみくもに実践しても、成果は見込めません。どのような手順や工程で進めればいいか、どのようなアイデアを実践すれば成功するか、他社の事例などを参考にしながら考えていく必要があります。

 


業務効率化はまず現状把握や業務の可視化から入り、その後にどの業務の効率を上げるかの選択や、具体的な方法を考察していくわけです。効率化の実践後は、「本当に効果があったのか」の検証も必要となります。この記事を参考に、自社でどのような効率化を実践するか検討してみてください。

 

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